Datenschutzerklärung

Entwurf – vor Livegang anwaltlich prüfen lassen (nDSG).

Verantwortliche Stelle

hallo@letterino.ch. Es gilt das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG). Für Kundinnen und Kunden mit Wohnsitz in der EU, im EWR oder in Grossbritannien kann zusätzlich die DSGVO bzw. die UK GDPR gelten; wir bearbeiten Ihre Daten dann zur Erfüllung des Vertrags mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und, bei technischen Daten, aufgrund unseres berechtigten Interesses am sicheren Betrieb.

Welche Daten wir bearbeiten und wozu

Wir bearbeiten nur die Daten, die für Ihre Bestellung, deren Bezahlung, die Statusmitteilungen und den sicheren Betrieb nötig sind. Es gibt keine Kundenkonten, keine Werbe-E-Mails und keine Profilbildung.

  • Angaben für Ihren Brief: Ihr Name und Ihre Adresse, Empfängeradresse, Vertrags- oder Policennummer, Briefinhalt und Unterschrift.
  • Hochgeladene Dokumente und Fotos: Wir wandeln sie in ein PDF um und setzen ein Adressblatt davor. Die Umwandlung erfolgt auf unserem Server in der Schweiz.
  • Ihre E-Mail-Adresse für Bestätigung, Sendungsnummer und Status-Mitteilungen.
  • Zahlungsdaten werden ausschliesslich vom Zahlungsanbieter Stripe bearbeitet. Wir sehen keine Kartendaten, nur ob bezahlt wurde und mit welchem Zahlungsmittel.
  • Nur bei «Fotos & Geschenke»: Ihre Fotos (im Browser auf höchstens 3600 Pixel verkleinert, bei uns verschlüsselt gespeichert), Produkt und Anzahl, die Adresse des Empfängers sowie Ihr Name und Ihre Adresse für die Bestellung.
  • Nur wenn Sie «Automatisch senden» nutzen: Ihre E-Mail-Adresse als Konto, Ihre persönliche Eingangsadresse, die E-Mails mit PDF-Anhang, die Sie dorthin senden, die Verbindung zu Ihrem Dropbox-App-Ordner (wir sehen nur diesen Ordner), bei monatlichen Briefen eine Kopie des Dokuments sowie ein bei Stripe gespeichertes Zahlungsmittel.
  • Technische Daten: IP-Adresse und Zeitpunkt der Anfrage, kurzzeitig zum Schutz vor Missbrauch (Begrenzung der Anfragen) und zur Fehlersuche.

Wir treffen keine automatisierten Einzelentscheidungen im Sinne von Art. 21 DSG.

Speicherung auf Ihrem Gerät

Damit Sie Ihre Angaben nicht erneut eingeben müssen, speichern wir Ihren Namen, Ihre Adresse und Ihre E-Mail-Adresse im Speicher Ihres Browsers (localStorage). Diese Daten verlassen Ihr Gerät nur zusammen mit einer Bestellung. Sie können sie im Formular jederzeit mit «Vergessen» löschen. Ein angefangener Brief bleibt 7 Tage auf Ihrem Gerät gespeichert und wird nach der Zahlung gelöscht. Cookies setzen wir nur, wenn Sie sich für «Automatisch senden» anmelden: ein Anmelde-Cookie, das 60 Tage gilt und beim Abmelden gelöscht wird.

Empfänger (Auftragsbearbeiter)

  • Ein Druck- und Versanddienstleister mit Sitz in der Schweiz: Druck, Kuvertierung und Übergabe an die Post des Ziellandes bzw. an einen internationalen Postdienst. Bei Briefen ins Ausland gelangt der gedruckte Brief mit der Adresse naturgemäss in das Zielland.
  • Nur bei «Fotos & Geschenke»: ein Fotolabor mit Produktionsstandorten in der EU, in Grossbritannien und in den USA. Es erhält die Fotos (Download über einen Link, der nur für Ihre Bestellung gilt und nach 48 Stunden abläuft) und Name und Adresse des Empfängers, nicht Ihre E-Mail-Adresse. Produziert wird im Zollgebiet des Empfängers (Empfänger in der Schweiz und in Liechtenstein: im Ausland); in die USA gehen Daten nur für Empfänger in den USA.
  • Nur bei «Automatisch senden»: Dropbox (wenn Sie Ihren Ordner verbinden) und ein Dienst für eingehende E-Mails.
  • Stripe Payments Europe Ltd. (Irland): Zahlungsabwicklung (TWINT, Karten, Apple Pay, Google Pay).
  • Infomaniak Network SA (Schweiz): Hosting, E-Mail-Versand, Backups in der Schweiz.

Bekanntgabe ins Ausland

Die Anwendung und die Datenbank laufen ausschliesslich in der Schweiz. Ins Ausland gehen Daten nur, soweit es für Ihre Bestellung nötig ist: an die Post des Ziellandes, an das Fotolabor im Zollgebiet des Empfängers, an den Zahlungsanbieter und, wenn Sie es verbinden, an Dropbox. Die EU, der EWR und Grossbritannien gelten nach Schweizer Recht als Länder mit angemessenem Datenschutz. Für die USA gilt das nur für Unternehmen, die nach dem Swiss-US Data Privacy Framework zertifiziert sind; sonst stützen wir die Bekanntgabe auf Standarddatenschutzklauseln oder andere geeignete Garantien oder darauf, dass sie für die Ausführung Ihrer Bestellung unmittelbar nötig ist (Art. 17 Abs. 1 Bst. b DSG). Briefe in andere Länder werden dort zugestellt, weil Sie das bestellen.

Speicherdauer

  • Nach der Bestellung halten wir Ihren Brief 15 Minuten zurück (bei gewähltem Versanddatum bis zu diesem Tag), damit Sie stornieren können. Bei einer Stornierung, oder wenn die Zahlung vor dem Druck fehlschlägt, löschen wir den Briefinhalt sofort.
  • Ihre Unterschrift löschen wir, sobald der Brief an die Druckerei übermittelt ist.
  • Hochgeladene Dateien löschen wir, sobald sie an die Druckerei übermittelt sind. Das PDF eines erstellten Briefs speichern wir nicht.
  • Briefinhalte und Adressdaten löschen wir automatisch: 30 Tage nach der Zustellung, bei Briefen ohne Zustellbestätigung (A-Post, Ausland) 30 Tage nach dem Versand.
  • Nicht bezahlte Entwürfe und Uploads löschen wir nach 7 Tagen.
  • Fotos: Nicht bestellte Fotos löschen wir nach 24 Stunden, bestellte sobald das Fotolabor sie heruntergeladen hat (spätestens 30 Tage nach dem Versand), bei einer Stornierung sofort. Wie lange das Labor seine Kopie aufbewahrt, regelt dessen Auftragsbearbeitungsvertrag.
  • Monatliche Briefe: Die Kopie des Dokuments löschen wir, sobald Sie den monatlichen Versand stoppen. Anmeldelinks gelten 30 Minuten. Ihr Konto löschen wir auf Wunsch per E-Mail.
  • Ihre E-Mail-Adresse speichern wir verschlüsselt und löschen sie 1 Jahr nach der Bestellung. Bis dahin können Sie damit unter «Meine Bestellungen» Ihre Status-Links erneut anfordern.
  • Problemmeldungen zu Fotos: Ihre Beschreibung und Ihre Fotos erhält das Fotolabor über Links, die nur für diese Meldung gelten. Wir löschen sie nach 120 Tagen.
  • Bestell- und Zahlungsbelege (ohne Briefinhalt) bewahren wir 10 Jahre auf, wie es die gesetzliche Aufbewahrungspflicht verlangt (Art. 958f OR).

Sicherheit

Briefinhalte, Adressen und hochgeladene Dateien sind bei uns verschlüsselt gespeichert; die Verbindung zu Ihrem Browser ist verschlüsselt (HTTPS).

Keine Weitergabe, kein KI-Training

Wir verkaufen keine Daten, geben sie nicht an Dritte für deren eigene Zwecke weiter und verwenden Ihre Daten nicht zum Training von KI-Modellen.

Ihre Rechte

Sie können jederzeit Auskunft, Berichtigung, Löschung oder die Herausgabe Ihrer Daten in einem gängigen Format verlangen und einer Bearbeitung widersprechen: hallo@letterino.ch. Wir antworten in der Regel innerhalb von 30 Tagen. Sie können sich zudem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren, bei Wohnsitz in der EU oder in Grossbritannien bei der dortigen Datenschutzbehörde.